|
Организации как люди: рождаются, растут и развиваются по своим законам, у них, как и у людей, случаются маленькие и большие неприятности, есть свои памятные и значимые дни. Одним из таких важных моментов является день рождения организации. Празднование дня рождения – это не только повод повеселиться, но и возможность сплотить коллектив, укрепить корпоративный дух, поэтому все детали предстоящего мероприятия необходимо продумать тщательно и заблаговременно.
Подготовительные моменты
Подготовку к любому крупному корпоративному мероприятию необходимо начинать с поиска ответственного за организацию праздника. Организатор нужен даже в том случае, если проведение торжества полностью поручается фирме, специализирующейся на таких услугах, поскольку кто-то должен найти такую фирму, поставить задачу сотрудникам этой фирмы, отвечать на все их вопросы, контролировать написание сценария и подготовку к празднику и т.д.
На должность организатора праздника выбирают менеджера по работе с персоналом или заместителя директора, секретаря-референта. Впрочем, им может стать любой менеджер среднего звена, а в маленькой фирме – и любой сотрудник, хорошо зарекомендовавший себя в подобной деятельности. Главное – сократить объем его основных обязанностей на время подготовки к празднику или вообще освободить его от их выполнения. В крупных компаниях главный организатор праздника может выбрать себе нескольких помощников, а всю его деятельность может контролировать кто-нибудь из членов высшего руководства.
В любом случае, человек, от которого зависит успех проведения праздника, должен соответствовать следующим требованиям:
· понимание мотивационных корпоративных задач, которые стоят перед компанией;
· умение планировать время;
· знание основных правил организации корпоративных праздников;
· коммуникабельность;
· хорошие отношения с руководством и другими сотрудниками;
· режиссерские способности (заметьте, что организатор праздника не должен быть на нем тамадой);
· хорошая фантазия;
· чувство меры;
· тактичность;
· бережливость;
· опыт подобной деятельности (желательно);
· хороший вкус.
Оценив примерный бюджет на организацию мероприятия, организатор праздника и руководство компании решают ключевой вопрос: доверить ли полностью подготовку и проведение праздника профессионалам (то есть фирме – провайдеру праздничных услуг) или оставить бразды правления в своих руках, используя лишь услуги узкоспециализированных фирм (например, по декору помещения, сочинению сценария, поставкам угощения).
Форма проведения праздника
? Банкет. Это наиболее распространенный тип организации праздника. Выбирается по причине своей «традиционности», привычности. Проводится в ресторанах, кафе или в офисе самой фирмы. При выборе этой формы проведения праздника особое внимание следует уделить развлекательной программе, которая состоит обычно из концертных номеров и «игр с залом».
? Загородное мероприятие. К праздникам такого типа можно отнести как выезды на шашлыки всем коллективом, так и развернутые «дни компании», которые могут занимать целый уикенд и обычно проходят в пригородных пансионатах, гостиницах. Как правило, все они проводятся не в банкетных условиях и включают в себя спортивные состязания или другие виды активного отдыха.
? Семейное мероприятие. Отличительной особенностью таких мероприятий является приглашение членов семей сотрудников компании. Как и «загородные» мероприятия, «семейные», за редким исключением, проводятся на открытом воздухе.
? Презентация. Наиболее «прикладное из всех корпоративных мероприятий – праздник, посвященный открытию нового ресторана, цеха, филиала, продвижению новой услуги, товара. Мероприятие почти всегда идеологически ориентировано на партнеров, потенциальных клиентов, прессу.
? Командные игры. Сейчас существует довольно широкий спектр спортивных (пейнтбол, боулинг и т.п.) или психологических командных корпоративных игр и турниров. Яркий, необычный, запоминающийся праздник, безусловно, сдружит и объединит сотрудников в единую команду, что благотворно повлияет на развитие бизнеса. Часто дополнениями к игре являются банкет и дискотека с развлекательной программой.
Важные вопросы
Место проведения. Обычно праздники проходят в офисе (подойдет банкетный зал, если он есть, или самая большая и просторная комната) или в ресторане (кафе, ночном клубе). Более широкий список мест проведения корпоративных вечеринок может быть таким:
? спортивный центр;
? дом отдыха;
? старинная усадьба;
? специально оборудованные или «дикие» места на природе;
? теплоход или яхта;
? развлекательный комплекс с аквапарком;
? парк;
? казино и др.
Список приглашенных. Количество участников может варьироваться – от нескольких человек до сотни и даже тысячи гостей.
Концертная программа. Прежде всего решают, нужна ли она. Если да, то приглашают как звезд, известных широкой публике, так и людей, значимых именно для конкретной компании. Кроме того, концертные номера могут подготовить и сотрудники фирмы (главное, чтобы это было весело, интересно и вписывалось в общую концепцию праздника). Если вы не знаете, как подступиться к понравившимся вам звездам, обратитесь в специальную фирму (продюсерский центр), которая возьмет все переговоры на себя.
Развлекательная программа (сценарий). Желательно выбрать ключевую тему, которой вы будете придерживаться на протяжении большей части праздника. Различные вариации – игры, викторины, розыгрыши, лотереи, конкурсы, тесты, гадания – должны создаваться с учетом этой темы. Кроме того, при выборе развлечений нужно не забывать о целях и задачах торжества. В запасе всегда необходимо иметь достаточное количество развлечений, которые могут понадобиться в том случае, если вы неправильно рассчитаете время, если какая-нибудь игра «не пойдет» или гости потребуют продолжения банкета. Чтобы избежать таких трудностей, можно заказать разработку сценария или даже его воплощение в жизнь специализирующейся на этом фирме.
Ведущий. Для проведения праздника, если только в вашей фирме нет прирожденного артиста-тамады, лучше приглашать профессионала. При этом желательно заранее посмотреть на него в действии (если не непосредственно на празднике, то хотя бы на видеозаписи праздника). Обычно в функцию ведущего входит администрирование праздника, встреча гостей, поддержание порядка, очередность вручения подарков и произнесение поздравительных речей. Кроме того, для него важно умение расположить к себе гостей. Он должен придумать или найти несколько коротких реприз и стихов, заготовить всяческие грамоты, указы, приказы и участвовать в составлении сценарного плана предстоящего мероприятия.
Фото/видеосъемка. Этот процесс лучше доверить профессионалам (хотя бы по той причине, что все сотрудники фирмы заслужили право на отдых). Не забудьте продумать удобные и выгодные точки съемки для оператора. Продумайте заранее, как вы используете отснятые материалы: пойдут ли они в архив фирмы, будут вручены всем сотрудникам или использованы в рекламных буклетах.
Звукорежиссура. Если в фирме более 20 сотрудников, ведущему наверняка понадобится микрофон. Кроме того, вероятно, захотят выступить руководители фирмы и кто-то из сотрудников. Поэтому нужно продумать, куда будет подключаться микрофон, как он будет передаваться между сотрудниками и т.п. Обязательно назначьте «главного по звуку».
Освещение. Освещение помещения важно и для фотосъемки, и для создания соответствующего моменту настроения (при этом в течение вечера желательно менять освещенность), и для артистов на сцене. Поэтому кто-то в течение всего вечера должен этим заниматься. Скорее всего, если вы арендуете банкетный зал, вам сами предложат свои услуги специалисты по звуку и свету (или один специалист, занимающийся и тем, и другим). Если же вы проводите торжество в своем офисе, пригласите стороннего специалиста. Важнейшим элементом любого мероприятия является грамотно и профессионально подобранно световое, звуковое, проекционное оборудование, монтируемое с учетом технических и сценарных составляющих торжества. Такими параметрами, например, являются величина зала, принципы работы музыкантов и артистов, приглашенных на торжество.
Музыкальное сопровождение. Оно выполняет важные функции:
? создает праздничное настроение в начале банкета;
? помогает привлечь внимания перед чьим-нибудь выступлением (гораздо выгоднее прозвучит короткий туш, чем покашливания заглушаемого общим гулом оратора);
? сопровождает концертные номера;
? позволяет организовать танцы (танцы – действенный способ сплотить и сдружить коллектив, так что пренебрегать ими не следует).
Однако в течение всего вечера, кроме указанных моментов, музыка должна или быть очень тихой или вообще отсутствовать. Чтобы сотрудники могли нормально общаться, мы не должны обрекать их на постоянные попытки перекричать не в меру громкие песни известных исполнителей.
Декор помещения. Праздник должен быть оформлен соответствующим образом, чтобы было понятно – это праздник данной компании, а не любой другой. Поэтому обратите внимание на следующие моменты.
? Во-первых, если вы не стеснены в средствах, не стоит пренебрегать услугами фирм, специализирующихся на декорировании помещений. Они смогут даже ваш офис превратить в неожиданное и загадочное место, соответствующее теме праздника.
? Во-вторых, не отказывайтесь от самых обычных украшений – цветов, гирлянд, воздушных шаров. Это самый доступный и эффективный способ создать праздничную атмосферу в офисе, ресторане, концертном зале или просто на улице. Украшение цветами позволит создать модный и изысканный интерьер, создать атмосферу торжественности и одновременно душевности. Заказать украшения из цветов или шаров тоже рекомендуется в специализирующейся на этом фирме.
? В-третьих, если сотрудники не вынуждены работать по 12 часов в день и у них есть время для творчества, неплохо объявить между ними конкурс фирменных лозунгов или газет с фоторепортажами. Работы конкурсантов станут украшением помещения, а сам процесс – замечательный способом воспитания корпоративного духа.
Еда и напитки. Даже если всю программу выступления, украшение офиса и другие предпраздничные мероприятия решено было взвалить на плечи сотрудников, угощение должно быть приготовлено работниками ресторана, кафе или собственной столовой фирмы. В наше время уже недопустимо заставлять сотрудников, особенно сотрудниц, особенно накануне 8 Марта, нарезать салаты и делать бутерброды. Именно поэтому в крупных городах процветает кетеринговый бизнес – выездные рестораны. Они в любое место привезут вам самые изысканные блюда, которые будут разносить вышколенные официанты. Так что даже если вы арендовали помещение дешевого кафе, не обязательно рисковать здоровьем, пробуя их ассортимент. А вот спиртное (особенно если сумма, выделенная на праздник, не радует большим количеством нулей), выгоднее закупать самим в оптовых магазинах.
Обслуживание за столом. Присутствие официантов – свидетельство более высокого уровня застолья. Но можно обойтись и без них. Если вы арендуете для праздника кафе или ресторан, проще воспользоваться услугами их персонала.
Доставка/развоз по домам гостей. В некоторых случаях нужно предусмотреть и такой момент, чтобы гости расслабились и спокойно повеселились, а не смотрели все время на часы.
Призы и подарки. Прежде всего, их должно быть много. Призы нужно подобрать шуточные и оригинальные, подарки – ценные и символизирующие заботу руководителя о своих сотрудниках. Заниматься закупками призового фонда необходимо заранее, и поручить это лучше всего человеку с фантазией, хорошо знающему сотрудников и их вкусы.
Фейерверк. Если прибегнуть к услугам мастеров фейерверка, любое событие можно превратить в зрелищный, яркий праздник, который оставит незабываемые воспоминания. Возможности пиротехников сегодня практически безграничны. Проследите только за тем, чтобы было получено разрешение у местной пожарной части.
После того как будут получены ответы на все вопросы по составляющим праздника, можно приступить к более детальному расчету бюджета и согласованию его с руководством фирмы. Если получившаяся сумма руководство не устроит, придется внести изменения в проект, отказавшись от дорогих, но не самых значимых деталей праздника. Как только бюджет будет утвержден, этап подготовки проекта праздника можно считать завершенным.
ДЕНЬ ФИРМЫ
Примерный сценарий
Торжественный банкет на 50-60 персон.
Количество участников – 50-70 человек.
Продолжительность – 5-6 часов.
План мероприятия
1. Подготовка. Фотогалерея.
2. Банкет.
3. Представление «Машина времени».
4. Аукцион памятных событий.
5. Викторина «День, когда это было».
6. Конкурс «Кто, где, когда?».
7. Путешествие на машине времени.
8. Вручение памятных подарков.
Подготовка. Фотогалерея. При подготовке мероприятия такого уровня желательно для украшения помещения приглашать декораторов.
Специфичным для праздника явлением может быть выставка фотографий сотрудников, продукции фирмы, важных моментов из жизни фирмы. Такая фотогалерея может занимать целую стену зала или холл. Фотографии желательно вставить в рамки и обязательно сделать к каждой из них подробную подпись. Также на всеобщее обозрение можно вывесить дипломы, награды фирмы и газетные публикации, имеющие отношение к истории фирмы. Выставлять экспонаты лучше всего в хронологическом порядке. Очень важно не забыть о ком-нибудь из сотрудников.
Банкет. Банкет проходит в просторном зале со сценой. Гости занимают места за небольшими столиками, расставленными вокруг сцены. Основные действия праздника проходят на сцене.
Представление «Машина времени». Ведущий выкатывает на сцену «Машину времени». Лучше всего «загримировать» под машину времени трибуну, поставив на нее проектор. На передней стороне трибуны, обращенной к зрителям, должно располагаться табло, на котором в начале вечера выставляются текущие день, месяц, год.
Ведущий обращается к гостям с приветственной речью, сообщающей повод сегодняшнего праздника и обещающей всем гостям путешествие во времени к моменту создания фирмы.
Аукцион памятных событий. Ведущий предлагает присутствующим перечислять памятные события в жизни фирмы. Тот участник, который назовет больше всего событий (или вспомнит последнее событие), получает приз и приглашение отправиться в путешествие во времени.
Викторина «День, когда это было». Ведущий называет различные памятные события из жизни фирмы и просит присутствующих припомнить точную дату, когда эти события произошли. Участник викторины, давший наибольшее количество правильных и точных ответов, получает приз и приглашение отправиться в путешествие во времени.
Конкурс «Что, где, когда?». Ведущий включает проектор (или диапроектор) и показывает гостям фотографии, видеохроники (слайды). Гости отвечают на вопросы по каждому эпизоду:
1. Кто это или что это?
2. Где это происходит?
3. Когда (точный день, год) это происходит?
Участник, давший наибольшее количество правильных ответов, получает приз и приглашение отправиться в путешествие во времени.
Путешествие на «машине времени». Ведущий приглашает на сцену трех победителей состязаний и директора фирмы (или его заместителей). Затем устанавливает табло на дату основания фирмы, после чего раздается музыка, подходящая для сопровождения передвижения во времени, мигает свет, на проекторе проходят видеохроники, соответствующие выставленной дате.
Таким образом присутствующие путешествуют во времени по всем основным эпизодам в жизни фирмы. Всего необходимо подобрать пять-семь таких эпизодов, к примеру:
· день основания фирмы;
· создание логотипа и имиджа фирмы;
· переезд в новый офис;
· важное заседание – выработка новой (более успешной) политики и определение концепции деятельности организации;
· выход ан рынок товара-бестселлера;
· выход фирмы в интернет – создание своего веб-ресурса;
· выход на международный рынок;
Каждый эпизод сопровождается конкурсом, информационным выступлением, концертным номером, играми.
День основания фирмы. Конкурсы между «путешественниками во времени». Ведущий задает участникам, например, такие вопросы:
· Сколько комнат было в первом офисе?
· Сколько было сотрудников в первые месяцы существования фирмы?
· Чем занималась фирма в начале своего пути?
· На какую сумму была заключена первая сделка?
К вопросам можно давать варианты ответов.
Создание логотипа и имиджа фирмы.На экране показывается снятое заранее интервью с творческой группой или PR-менеджером, рассказывающими, какие были другие версии логотипов и почему остановились именно на этой.
Переезд в новый офис. Концертный номер (песня, сценка, пантомима) на тему суматохи и неразберихи переезда.
Важное заседание. На сцену поднимается председатель этого решающего заседания с рассказом «Как это было».
Выход на рынок товара-бестселлера. Между всеми присутствующими проводится конкурс рекламы выдуманной шуточной продукции фирмы.
Выход фирмы в интернет – создание своего веб-ресурса. Шуточное выступление (песня) на компьютерную тематику.
Выход на международный рынок. «Путешественникам во времени» предлагается разбиться на пары и за несколько минут подготовить и продемонстрировать сценки на тему «Трудности перевода».
Оканчивается путешествие возвращением в сегодняшний день. Здесь может взять слово директор фирмы и рассказать (очень кратко) о текущих достижениях компании и планах на будущее.
Вручение памятных подарков. В завершение праздника всем присутствующим вручаются подарки. В крупных компаниях, чтобы не затягивать это мероприятие, подарки можно передать представителям от каждого отдела.
|
