Все номера

Автор: Мария Колтунова.
Рубрика: Корпоративный офис.

Опубликовано 19/09/2007

Меняется форма документов, носители, способ их передачи и хранения, а также способ их регистрирования. Компьютерные программы работают в таких направлениях:

·        предлагают шаблоны и клише делового стиля;

·        оказывают помощь (именно оказывают помощь, а не редактируют) в редактировании документов;

·        оказывают помощь в переводе текста документа с одного языка на другой;

·        осуществляют контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается пометка о контроле, и это позволяет руководству компании отслеживать этапы выполнения принятых решений);

·        осуществляют контроль за правом доступа к документам;

·        регистрируют документы;

·        хранят документы в памяти.

Все меньше документационной информации выводится на бумажные носители, все больше хранится в памяти компьютера (на сегодняшний день  - до 70%. В то время как 5 лет назад – около 50%). Появилось понятие электронный документ. Претерпевает изменение сам формуляр: упрощается и минимизируется набор реквизитов, входит в общую практику авторский дизайн корпоративных документационных форм – бланков. Этот дизайн разрабатывается на основе фирменного стиля как важнейшего элемента корпоративной культуры. В фирменном стиле обязательно присутствуют символически отраженные в логотипе ценности и философии компании.

Можно сказать, что сегодня мы переживаем документационный бум. Он выражается в усложнении и динамизации документооборота компании,  в усложнении и росте объема информации, фиксируемой в документах. Диаграммы и графики вместо привычных отчетов, сводки, выписки, релизы и бэкграундеры входят в арсенал оперативной информации, с которой приходится работать менеджеру ежедневно.

Стремительно на­растающий вал все новых документационных жанров, особенно в сфере маркетинга и кадрового менеджмента, повышает требования к коммуни­кативной компетенции менеджера, особенно топ-менеджера.

Ряд компаний разрабатывают собственные документационные формы, например, при необходимости строгого учета рабочего времени линейных менеджеров вводятся так называемые тайм-шиты (timesheet) – постоянно включен­ные в течение рабочего дня программы, которые регистрируют в опреде­ленных временных интервалах, чем занят сотрудник, и в конце рабочего дня выдают документ в виде таблицы.

Программное ведение клиентской базы, кадровой документации, бухгалтерской отчетности значительно  облегчают работу сотрудников подразделений. IT-специалисты  предлагают сегодня целые пакеты программ, удобных для пользователя. Анализ и обработка текстовой информации в ряде служб, соответственно, становятся преобладающим видом коммуникативной деятельности для многих подразделений.

Вместе с тем ряд документов пишутся, хотя и по форме, но вместе с тем творчески, в свободной манере. Это такие документы, как:

-         обобщающие аналитические документы, такие как аналитическая записка, план-дизайн, план-маркетинг, бизнес-план, экспертное заключение;

-         тексты деловых писем (хотя  формы-шаблоны служебной и деловой корреспонденции хранятся в памяти офис-программ);

-         корпоративные внутренние документы – миссия, философия, кодекс;

-         организационно-распорядительные документы, такие как положения, инструкции, правила, тексты обращений к сотрудникам компании и пр.

     Креативный аспект создания текста документа предполагает работу сразу в нескольких направлениях:

-         продумывание информационной структуры документа (она должна быть релевантной информационному запросу, вызывающему необходимость создания документа);

-         продумывание соответствующей текстовой структуры (деление на разделы, главы, тематическая рубрикация и т.д.);

-         подбор готовых клише делового стиля (сюда входят выражения, высказывания и готовые текстовые модули), отражающих реалии социально-правовой ситуации, отраженной в документе;

-         в диалоговых жанрах письменного общения -  выбор соответствующих этикетных форм;

-         учет стилистического своеобразия документа.

       Создание даже одноаспектного письма с учетом поставленных задач нередко превращается в нешуточную проблему. Как обратиться к генеральному директору крупной компании: «глубокоуважаемый» или «уважаемый»? Начать сразу с просьбы или ее мотивации? Какой фразой завершить письмо: «с уважением»? А не будет ли это тавтологией? «С надеждой на скорый ответ» - а не будет ли это прочитано как самонадеянность, уверенность в положительном решении проблемы?

Автор - Мария Колтунова.

Полностью статью Вы сможете прочитать в №5 журнала "Корпоративная культура".