Все номера

Автор: .
Рубрика: Тема номера.

Опубликовано 19/09/2007

- Появление внутрикорпоративного издания, наверное, неизбежно для компании с почти 2000 сотрудниками и существующей уже свыше 10 лет. При таком положении без единого информационного ресурса почти невозможно обойтись.

- От кого исходила инициатива?

- Первоначальная идея создания корпоративного ресурса возникла в департаменте персонала. Было изучено огромное количество корпоративных СМИ, мы встречались и обсуждали этот вопрос с коллегами из других компаний. Вначале мы планировали издавать печатную периодическую газету или журнал, но достаточно быстро стало понятно, что подобный вариант корпоративного издания закроет только часть вопросов.

А вариант Интранет-портала оказался самым эффективным. К тому же электронная форма издания близка по духу нашей компании, которая всегда находилась на передовой Интернет-технологий.

На этом этапе самое важное определить, какие именно проблемы планируется решить с помощью того или иного средства коммуникации, и только в этом случае метод решения будет выбран оптимально.

- Кто разрабатывал систему?

- Разумеется, в качестве разработчиков нашего портала мы выбрали наш Департамент-Интернет-проектов. Надо отметить, что сотрудники, задействованные в создании MY.RBC, не просто технически выполняли наш заказ, но и сами постоянно вносили множество замечательных идей и улучшений, за что им огромное спасибо. Интранет-портал был действительно сделан ими с душой.

Но техническому исполнению проекта предшествовала значительная подготовительная часть. Прежде всего, мы провели опрос самих сотрудников Компании. Собирали инициативные группы, выясняли предпочтения. Нужно заметить, что электронные опросы много информации не принесли. Гораздо удобнее такую первичную информацию собирать в форме живого обсуждения.  

Хотелось бы рекомендовать компаниям на этапе строительства своей электронной системы обсудить этот процесс с наиболее активными пользователями: как они видят данный ресурс, его цели и задачи, его рубрики и внешний вид. Можете быть уверенными, недостатка  в активных разработчиках не будет.

- Какова структура портала?

- Внутрикорпоративный портал РБК имеет три главных направления:

·        Официальное (приказы, информация для новых сотрудников, типовые заявки, описание процедур, справочник сотрудников),

·        Информационное (статьи о компании, подразделениях, интервью с сотрудниками)

·        Неформальное общение (форум, доски объявлений, фотогалереи).

В компании существует большое количество внутренних процедур, касающихся деятельности различных отделов. По многим из них документы не пылятся по папкам, а выложены доступными в системе, и сотрудник не должен каждый раз обращаться, например, к своему руководителю или в соответствующую службу для их получения. Таким образом упрощается поиск нужного документа, типовых бланков и проч.

Портал направлен, в каком-то смысле, и на мотивацию, так как с помощью него есть возможность уделить особое внимание успешным сотрудникам. Происходит рост и в рамках подразделений, и среди отдельных сотрудников. Для демонстрации их достижений используется интервью, рассказы об их биографии. А поскольку постоянно появляются новые сотрудники, и всегда есть те, кто добивается высоких показателей, есть возможность еженедельно находить человека, достойного упоминания в новостях. На сайте постоянно публикуются материалы как о работе компании в целом, так и ои деятельности различных подразделений. Все крупные мероприятия, происходящие в РБК, обязательно анонсируются на сайте, после чего выходит отчет в виде рассказа с фотографиями.

Возможность неформального общения между сотрудниками на сайте позволяет увидеть, что хотят наши работники, что их волнует, что на них влияет, и, не в последнюю очередь, что им не нравится. Это, разумеется, помогает созданию более комфортной обстановки в организации.

Очень востребованная страница - справочник сотрудников. Каждый сотрудник компании, с первого же дня работы имея доступ на этот портал, получает там личный файл, куда может занести те сведения о себе, которые считает нужными. Его личный файл открыт для других, но и все личные файлы других сотрудников тоже открыты для него. Из этого справочника сотрудники могут узнать, кто есть кто в компании: где работает человек, его фото, его контактная информация, хобби, рассказы о себе. Причем, по нашей системе поиска можно найти человека с определенным хобби.  Фотографии же очень помогают решить такую проблему больших компаний: люди часто общаются по телефону, но не знают, как выглядит их собеседник.

В таком виде портал существует уже два года, в компании без нее мало кто обходится.

- Доступ имеют абсолютно все сотрудники?

- Да. Причем независимо от того, как часто они пользуются системой.

- Есть ли бумажная версия?

- Печатной версии нет. Раз в две недели мы выпускаем электронную рассылку, в которой содержатся анонсы новых материалов, опубликованных на сайте.

- Насколько портал изменился за те 2 года, что он существует, сколько новых разделов появилось?

- Наши сотрудники не только активно и регулярно пользуются MY.RBC, но и постоянно вносят предложения по его улучшению (для этого, кстати, создан специальный сервис – «обратная связь»). Именно по  просьбам коллег, на сайте появились такие разделы как «Частные объявления», «Спецпредложения», "Конкурсы". Помимо этого, у каждого сотрудника появилась возможность самостоятельно редактировать личную страничку – публиковать рассказ о себе, своих увлечениях, менять фотографию. Естественно, увеличилось количество информации во всех разделах.

- Может ли этой системой воспользоваться не сотрудник компании, а человек, который, например, ищет работу в РБК?

- Мы сознательно сделали доступ только для сотрудников нашей компании. Ведь на портале содержится большое количество рабочей, конфиденциальной информации. Но при собеседовании с кандидатом на должность мы рассказываем ему о портале, демонстрируем его возможности. 

- Доступ открыт для всех отделов Вашей большой компании или у каждого отдела свой сайт?

- Сейчас доступ для всех отделов равнозначный, но есть возможность индивидуальной настройки системы для каждого подразделения. Некоторые направления активно этим пользуются,? создавая свои подсайты.  

- Что составляет основное содержание этих подсайтов?

- Там люди выкладывают совсем внутреннюю, рабочую информацию, специфическую для своего подразделения, свои фотографии. Одно из подразделений сделало на своем подсайте сервис обмена DVD дисками. Существует у нас и библиотека деловой литературы. Она начиналась как обычная библиотека, представляющая собой шкафы с книгами, и люди зачастую не знали о том, какие книги в ней представлены. Мы создали на сайте краткое описание основного фонда нашей библиотеки с пометками, свободна книга или на руках, и с возможностью ее on-line заказа. 

- Как относится начальство к пользованию сайтом?

Время пользования сайтом не лимитировано, оно ограничено только потоком информации, который еженедельно обновляется. Мы считаем, что чтение информации о компании идет только на пользу и людям, и компании.

- А сколько нужно времени, чтобы посмотреть все новости?

Полчаса вполне достаточно.

- Кто ведет мониторинг сайта? Кто оценивает сайт?

- В департаменте персонала отслеживается посещаемость сайта, выясняется, какие разделы пользуются набольшим спросом. Если видим, что рейтинг у раздела маленький, пытаемся разобраться в причинах этого: возможно ли дальнейшее развитие данного раздела или эта тема действительно никому не интересна. Но за время существования сайта мы ни один раздел не закрыли, потому что им все равно пользуются, пусть даже небольшой процент сотрудников. Если же ситуация обратная, и мы видим, что рейтинг у раздела постоянно растет, мы пытаемся найти дополнительные возможности для его развития, делаем его полнее, более функциональным, чаще обновляем содержание. Большой популярностью пользуются статьи о компании, о ее внутренних подразделениях, интервью с сотрудниками и руководством.

Полностью статью читайте в журнале "Корпоративная культура".