Журналы > Корпоративная культура > 2006, №3 > Мой адрес - не дом и не улица. Особенности электронной переписки.
Автор: Ольга Дичева.
Рубрика: Тема номера.
Опубликовано 19/09/2007
Подобно тому, как компьютерщики различают hardware, «твердое железо», то есть аппаратура, и software, «мягкое железо», то есть программы и данные, можно провести такое же разделение для текста: текст на бумажном носителе называют твердым, а написанное на экране компьютера – мягким. Этим названием еще сильнее подчеркивается, что «мягкий» текст способен к любым изменениям, а твердый им практически не поддается. К переписке по электронной почте можно еще не раз вернуться, разобрать ее по частям, использовать в других текстах. Однако, по сравнению с живой беседой, у электронной переписки, безусловно, будет некоторая замедленность и отсутствие чувственно-эмоционального контакта. Но при решении деловых вопросов это иногда даже лучше.
В целях лучшей идентификации Вашей компании, электронные деловые послания лучше отправлять на фирменных бланках-шаблонах, содержащих логотип компании, ее адрес, телефоны, сайт. Только имейте в виду, что типографские бланки, которыми Вы пользуетесь в бумажном делопроизводстве, бывают весьма «тяжелыми» для почтовых программ. Поэтому в целях экономии Вашего времени на отправление писем и, что немаловажно, времени на получение, рекомендуем сделать для электронной переписки точно такой же по виду бланк, но гораздо меньший по количеству байт. Поверьте, выглядеть на экране он будет не хуже типографского, а больше от него ничего и не требуется, ведь распечатывают электронные письма крайне редко, а если даже это случится, для Вас главное, чтобы было видно название Вашей фирмы и контактная информация. Яркость цветов в данном случае имеет второстепенное значение еще и потому, что, как правило, используют черно-белые принтеры.
Советуем Вам сохранять копии деловых сообщений в Вашей почтовой программе в качестве подтверждения того, что Вы действительно писали именно это сообщение данному адресату и именно в этот день. Такой прием также облегчит Вам жизнь при поиске информации. Только следите за тем, чтобы сообщений не скапливалось невиданное количество. Старые сообщения по прошествии какого-то времени, в среднем месяца, целесообразнее удалить. Конечно, не вручную, а с помощью почтовых настроек.
Существуют определенные требования к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями. Если у Вашей компании есть свой сайт, целесообразно привязать адрес к нему. Например, сайт журнала «Корпоративная культура» - www.c-culture.ru, адрес электронной почты [email protected].
Не забывайте про автоматическую рассылку, позволяющую направлять нужное послания неограниченному числу людей. Для того, чтобы вместе с письмом Ваши корреспонденты не получали полный список адресов, по которым было разослано сообщение, нужно настроить почтовую программу на индивидуальный режим отправки. При этом следует осторожно рассылать письма, которые могут достигнуть нежелательного результата, от одного к другому попав к такому читателю, для которого они совсем не предназначены. Известен такой курьезный случай: Питер Чанг, став новым партнером в компании Carlyle Group, был так доволен своей работой, что разослал своим многочисленным друзьям e-mail, в котором хвастался своей удачей. Он рассказал о «горячих девочках», с которыми встречался, и завершил послание словами: «Чанг — король в своих владениях». Видимо, письмо выглядело очень забавно и эмоционально, до такой степени. что адресаты Чанга пересылали e-mail своим друзьям, те — своим. В итоге письмо попало к руководству, и автор письма, Питер Чанг, был уволен.
Пишите письма правильно.
Вот какие рекомендации по составлению текста делового письма дает Вера Кобзева, бизнес-тренер, коуч, кандидат социологии, автор книги «Этикет в вопросах и ответах».
Основной принцип деловой переписки: писать вежливо, доброжелательно, четко.
Помните, Ваше письмо – это
1. Инструмент в достижении коммуникативной цели
2. Информация о Вас
3. Проявление Вашей культуры
Важно, чтобы получателю было удобно и приятно читать Ваше письмо. Поэтому:
? поле «Тема» заполните обязательно, лаконично указав тему
? начните с уважительного обращения
? в начале письма укажите цель послания
? выделяйте абзацы
? подберите удобный для чтения шрифт
? проверьте грамматические ошибки и опечатки
? если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко
? не пишите под влиянием эмоций
? не смешивайте информацию делового и личного характера
? не используйте «смайлики»
? при двусторонней переписке не затягивайте ответ более чем на 24 часа
? если Вам нечего ответить или на это нет времени, напишите, когда сможете ответить
Этикетные речевые формулы
Формулы обращения выглядят так.
Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги!
Если Ваш ответ неблагоприятен для получателя - отказ, задержка положительного решения, несогласие, используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например,
К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия...
К сожалению, сложности с … .не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время...
С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...
Всегда благодарите партнеров. Например,
Благодарим Вас за своевременный ответ.
Благодарим Вас за предложение...
Позвольте выразить признательность за участие в...
Чтобы создать позитивную тональность и убрать сухость, выражайте чувства: радость, надежду, уверенность, одобрение, признательность. Например,
Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете время для...
...С удовольствием приглашаю Вас принять участие в...
Имею честь пригласить Вас...
Мы были бы рады видеть Вас на...
В завершение письма используйте конструктивные фразы. Например,
Заранее благодарим.
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С удовольствием рассмотрим другие варианты.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...
Всегда рады оказать Вам услугу...
Полностью статью читайте в журнале "Корпоративная культура".
|
