Совет. Как организовать праздник в компании

Вместе с тенденцией разнообразных Вместе с тенденцией разнообразных тренингов с Запада пришло понятие event-индустрии. Так называется профессиональная организация праздников, когда все продумано и просчитано, причем, как для небольших компаний в несколько человек, так и для крупных фирм с большим количеством персонала.

Event-маркетинг характеризуется еще и тем, что каждый праздник - это событие, которое не только приносит радость, но и помогает сплоченности в компании, созданию корпоративного духа, обучению сотрудников.

Три вида event-мероприятий

1. Corporate-events - это различные корпоративные мероприятия, которые устраиваются в основном для сотрудников компании, хотя на них могут приглашаться клиенты или партнеры. Цель: сплотить команду и научить ее чему-либо, и кроме того, отметить какое-либо событие.

2. Trade-events - деловые мероприятия с развлекательной ноткой для клиентов компании, а также для дистрибьюторов, дилеров, партнеров. Это могут быть: презентации, семинары, приемы, дегустации, конференции, форумы и т.п. Цель: презентация товаров или услуг, поиск новых партнеров, поддержание деловых связей, обмен опытом.

3. Special-events - PR-мероприятия, организованные в основном для привлечения и повышения интереса к своей компании: шоу, концерты, рекламные мероприятия и т.п. Цель: привлечение интереса к бренду компании, презентация нового товара, повышение имиджа компании на рынке.

Задачи corporate-events

Рассмотрим подробнее наиболее распространенные события - корпоративные мероприятия, которые бывают в любой компании. Основные задачи компании при организации такого праздника могут быть следующие:

• сплочение компании

   

• создание, поддержание и укрепление командного духа

   

• помощь новым сотрудникам при знакомстве с другими сотрудниками

   

• формирование корпоративной культуры

   

• обучение персонала сотрудничеству в различных командах.

   

На работе люди проводят большинство своего времени, но, одновременно, психологи говорят о том, что всё больше люди общаются с компьютером, а не друг с другом. Корпоративные праздники - отличный повод лучше узнать друг друга, причем, не только персоналу между собой, но и руководству - присмотреться к своим сотрудникам, особенно, если подбирается кандидатура на повышение или готовятся кадровые перестановки. Кроме того, такие праздники, благодаря проведению на них разнообразных игр в команде, учат взаимодействовать между собой различных людей, находить общие цели, преодолевать разногласия. На корпоративных праздниках бывает много командных игр, танцевальных и других конкурсов, в которых сотрудники компании могут проявить свои лучшие качества, а также научиться побеждать вместе, всей командой.

Куда обращаться

Организацией различных event-праздников занимаются специализированные event-агентства. Безусловно, к ним лучше обращаться заблаговременно, порой за три месяца, особенно перед такими распространенными праздниками, как Новый год, День Защитника Отечества и 8 марта. Тогда будет и больше возможностей, и шире выбор программ. Как правило, такие event-агентства предлагают специализированные, уже заранее подготовленные программы, кроме того, можно заказать разработку программы праздника специально для вашей компании. Прежде чем обращаться в специализированное агентство, необходимо в своей компании:

• продумать задачи event-мероприятия - от них будет зависеть вся программа праздника,

   

• согласовать бюджет праздника - это также очень важный фактор, от которого многое зависит,

   

• определиться с направленностью мероприятия - это может быть праздник в "пиратском" или "гавайском" стиле, вечеринка в стиле 30-х годов, вечеринка "На Диком Западе", театрализованный капустник-КВН, танцевальная вечеринка и т.д.

   

Выбирая event-агентство, необходимо посмотреть портфолио выполненных работ агентства. У любых профессионалов есть свои наработки, которые они могут показать своим клиентам: фотографии, видеоролики проведенных праздников, отзывы клиентов. Кроме того, если праздник понравился, то, как правило, компания становится постоянным клиентом event-агентства. Обязательно нужно заключить договор, в котором подробно прописать все условия организации праздника - что конкретно и за какую сумму агентство обязуется выполнить.

Далее, необходимо заполнить бриф - задание для event-агентства, в котором описывается основная идея праздника, пожелания руководства или сотрудников компании по организации праздника, направленность компании, количество персонала, какие отделы в компании и т.д. Чем обстоятельнее заполнен бриф, тем агентству будет легче написать сценарий праздника и интересно организовать его.

Еще советы по организации праздников

• Корпоративное мероприятие можно организовать и своими силами, особенно, если в компании есть рекламный отдел, PR-отдел или просто энергичные, веселые люди, умеющие, на добровольных началах, организовать такой праздник. В таком случае, можно изучить опыт других компаний, послушать пожелания сотрудников и придумать что-то свое. По технике организации - труднее, потому что в event-агентствах все уже налажено и они - профессионалы, но с финансовой стороны - этот вариант дешевле.

   

• Если компания для организации праздника обращается в специализированное агентство, то лучше всего назначить одного или несколько человек, ответственных за организацию праздника, которые будут поддерживать отношения с агентством, продумывать все мелочи, решать те вопросы, которые неизбежно возникают при организации таких мероприятий.

   

• Праздник можно провести в любом месте: в помещении самой компании, в ресторане или клубе, летом - на природе, в специально подобранном агентством зале. Вариантов много и выбор зависит от идеи праздника, численности компании и выделяемого бюджета. Оформление помещения, фейерверки, выездное ресторанное обслуживание (кейтеринг), музыкальное оформление, костюмы, фото- и видео-съемка, приглашенные артисты - все это event-агентство берет на себя.

   

• Бюджет корпоративных праздников зависит от следующего: вида праздника, подобранного сценария, количества человек в компании, выделенного на праздник бюджета, выбранной площадки для проведения праздника, от приглашенных артистов, какие будут спецэффекты и т.д.

   

Самое главное, при организации любого корпоративного праздника, организуемого своими силами или силами приглашенного специализированного агентства, это - интересная идея, положенная в основу праздника, хороший сценарий и творческий подход.