Психологический дизайн офисного пространства

Точнее, бездействием по отношению к пространству своего рабочего места. Директор с безупречной внешностью, подъезжающий на дорогом автомобиле к зданию предприятия в виде сарайчика, укромно спрятавшегося за мусорным баком, все еще не редкость. Интерьер офисных и производственных помещений предприятия, как правило, соответствует плачевному состоянию экстерьера.

Оставим в стороне оправдания, среди которых на первом месте — недостаток материальных средств и нестабильность ситуации в стране. Если вы играете, пусть не на театральных подмостках, а на экономическом рынке, то вам все-таки придется предусмотреть соответствующую статью расходов в своем бюджете и позаботиться о достойном оформлении своей сцены. Правда, термин «оформление» не отражает всего многообразия решаемых таким образом управленческих, производственных и имиджевых задач. Уместнее использовать более широкое понятие «организация пространства».

В основе организации пространства лежат принципы адаптации интерьеров, архитектурных и ландшафтных форм под конкретного человека, его психологические особенности и потребности, разрабатываемые в новой науке — психодизайне. Согласно этой области знаний окружающая обстановка способна стимулировать и разрушать, настраивать на успех, покой или активность, снимать или усугублять внутренние проблемы человека, семьи, коллектива; активизировать творческий процесс, влиять на продажи. Психологический дизайн является авторским комплексным подходом, рассматривающим человека и его жизненное пространство как целостную систему, развитие которой идет по определенным закономерностям и которая влияет на все аспекты жизни человека. Если при организации рабочего места, жилья и т. п. этим закономерностям следуют, то в таком случае создаются наилучшие условия для достижения успеха, гармоничных отношений с окружающими и так далее. М. Черноушек подчеркивает, что «изменение даже незаметного компонента в общей организации среды влияет на характер поведения в этой среде. «Организация поведения» находится в тесной связи с организацией пространства».

Офис — мозг любого предприятия, все изменения на производстве проистекают отсюда, в том числе и изменения пространства. На сегодняшний день существует три основных подхода к организации офисных пространств: американский, европейский и японский.
Для американского подхода к устройству офиса характерно использование так называемого «открытого плана» (open plan), когда пространство максимально открыто. Полезная площадь структурируется за счет мебели и перегородок. Отдельные комнаты предусмотрены лишь для руководителей и секретарей. Прообраз современного офиса open plan сложился после Второй мировой войны в США. Многие крупные корпорации стремились к усовершенствованию техники производства и методов труда. Одним из путей этого усовершенствования оказался новый способ организации офисного пространства и вариант рассадки сотрудников. Дизайнеры компаний создали проекты новых рабочих помещений — светлых, просторных и одновременно аскетичных. Для дизайнов этих помещений было характерно минимум мебели, активное использование корпоративных цветов и логотипов. Что касается украшений, то их не предусматривалось за исключением современной живописи или цветов в горшках. Вскоре этот стиль получил распространение во всем мире, что было связано с желанием добиться такого же коммерческого успеха, как и у компаний, разработавших его. Однако при попытке воспроизведения стиля упускались значимые детали, в результате чего изначальная идея выродилась в набор «общих мест». В их число вошел открытый способ рассадки рядовых сотрудников с предоставлением отдельных кабинетов даже для мелких начальников, а также была характерна невыразительная палитра цветов (серый, белый и коричневый). В итоге офисы компаний, работающих в различных сферах, становились практически неотличимыми друг от друга.

Европейскому подходу к организации офисного пространства так же, как и американскому, свойственно наличие открытого пространства. Но все-таки существуют значительные отличия: помимо открытого плана в офисе может быть много изолированных комнат, предназначенных для переговоров, родственных подразделений и т. д. Для этого офиса не так важно следовать требованиям функцио­нальности, и его нельзя назвать аскетичным. В таком помещении, как правило, достаточно мебели, присутствуют и украшения: антиквариат, живопись, керамика. Стремление к красоте обусловлено сильным влиянием на формирование европейского стиля итальянских мебельщиков, которые всегда отличались любовью к внешним эффектам. Достаточно часто в офисе, оформленном в европейском стиле, можно встретить мебель с металлическими деталями. Существуют подвиды европейского офиса, определяемые странами-производителями мебели: немецкий, скандинавский, итальянский и др. Для каждого из них характерны свои особенности: скандинавский стиль отличается преобладанием светлых теплых цветов и экологичных материалов, немецкий — большим вниманием к эргономике стульев и столов, итальянский — продуманностью деталей и сочетанием нескольких материалов в одной модели.

При использовании японского подхода к оформлению офиса особое внимание уделяется функциональности, а также четко выстроенной офисной иерархии. Открытые пространства используются достаточно активно, но японские дизайнеры стремятся использовать по делу каждый сантиметр полезной площади. Для одного сотрудника отводится ровно столько места, сколько ему положено в соответствии с его должностью в компании. Принцип рассадки следующий: начальник отдела садится спиной к окну или к стене, а лицом к нему рассаживаются рядовые сотрудники. Перегородок не предусматривается, начальнику ничего не должно мешать контролировать подчиненных.

Эксперты гамбургского Института Фраунхофера провели исследование «Как должен выглядеть идеальный офис XXI века», в котором приняло участие около семисот респондентов, занятых в различных сегментах рынка. Изучались так называемые мягкие факторы, которые влияют на комфортность рабочего места. В их перечне — размер и пропорции офиса и рабочей комнаты, материалы, отделка и даже личные вещи сотрудников, приносимые ими на работу. Оказалось, что в качестве критериев для оценки офиса люди чаще всего используют следующие категории: свет, объем, воздух и качество мебели. Гораздо меньшее значение придается материалам, из которых построено само здание. Кроме того, исследователи выяснили, что предпочтение опрошенных отдается использованию в дизайне высококачественных материалов или хотя бы таких, которые создают видимость отличного качества. Пластик в основном критикуется, а использование стекла и текстиля приветствуется. В отношении цвета исследователи пришли к выводу, что сотрудники склонны выбирать не оттенки серого и черно-белую гамму, а яркую палитру, которая создает положительный настрой и «заряжает» энергией. Внимание экспертов также привлекло то, что основная часть респондентов не хотела бы работать в отдельном кабинете, а предпочла бы открытое пространство (open plan), разделенное на зоны стеклянными перегородками. Что же касается семейных фотографий, любимых цветов и сувениров на рабочем столе, то люди не включили их в список вещей, жизненно важных для комфортного пребывания в офисе. Следовательно, популярность стиля home office («одомашненный офис») среди дизайнов современных корпоративных интерьеров отражает, в первую очередь, потребности работодателя (желание привязать сотрудника к компании на долгое время).

Классический офис состоит из следующих составляющих:
- презентативная зона (reception);
- место для отдыха и психологической разгрузки;
- конференц-зал или комната для совещаний;
- отдельные кабинеты топ-менеджеров;
- непосредственно рабочее пространство с несколькими уровнями доступа для клиентов;
- вспомогательные помещения (кухня-столовая, если в здании не предусмотрено кафе);
- хозблок;
- санузлы для сотрудников и посетителей.

Естественно, все вопросы зонирования необходимо решить еще на стадии создания проекта офиса, поскольку от него зависят особенности коммуникаций, а также такие детали, как, например, высота потолков и пола, угол открывания дверей, размещение светильников. Любой из этих факторов может оказаться раздражающим для некоторых сотрудников, что незамедлительно скажется на их отношениях с коллегами и психологическом климате коллектива в целом.

Основной функцией презентативной зоны является знакомство посетителей с корпоративными ценностями компании. Данная зона должна создать у нового человека устойчивое благоприятное впечатление о деятельности фирмы и заставить его запомнить этот офис. Лучше, если это помещение будет открытым, что подразумевает отсутствие каких-либо перегородок. В качестве барьеров здесь могут быть использованы столы округлых форм, а также крупные растения. В презентативной зоне желательна мягкая мебель для клиентов, ожидающих приема.

Конференц-зал (комната для совещаний) — это специальное помещение для проведения встреч с большим числом участников. Его оформление предполагает строгость и элегантность, поскольку не должно отвлекать ничье внимание. Главную роль здесь играет стол переговоров, который должен быть достаточно просторным и респектабельным, предпочтительнее классической прямоугольной формы, чтобы все участники совещания могли быть услышанными. Стол может иметь и круглую форму, которая менее компактна, но зато исключает доминирование собеседников друг над другом.

Согласно бизнес-этикету, руководитель компании в праве принимать VIP-посетителей и у себя в кабинете. Но в таком случае особенно важно, чтобы он не находился за своим столом, поскольку это допускается только с подчиненными и зависимыми посетителями, а пригласил бы собеседника в специально организованный для этих целей уголок для переговоров «на равных». В том случае, если руководитель вынужден вести переговоры за своим столом, следует обратить внимание на следующее: свободен ли ближний к посетителю край стола или нет. Не приемлема ситуация, когда он заставлен и посетитель вынужден раскладывать свои бумаги на коленях.

Психологи и дизайнеры придерживаются мнения, что часть офиса или отдельное помещение необходимо использовать в качестве зоны отдыха. Здесь обязательно должна быть мягкая мебель, также здесь могут находиться журнальный столик, комнатные растения и др. Пространство должно быть по возможности открытым.

Что касается организации рабочего пространства рядовых сотрудников, то на сегодняшний день оптимальным вариантом является размещение их в общей комнате, а не в отдельных кабинетах. Это позволяет экономить полезную площадь и оптимизировать взаимодействие членов коллектива. Для того чтобы они не отвлекали друг друга, производят такую расстановку мебели, при которой соблазн сотрудников вступить в отвлеченные беседы снижается до минимума. В этом случае можно использовать как условные преграды (например, стеллаж для документов), так и стационарные или мобильные перегородки, системы жалюзи или раздвижные двери (если работа коллектива связана с конфиденциальными встречами).

Интерьер рабочих помещений должен быть как можно лаконичнее. При этом рабочее место не должно быть ни излишне просторным, ни слишком тесным. Психолог Н. В. Гришина отмечает, что достаточное пространство свободного движения является условием удовлетворения индивидуальных потребностей и адаптации к группе. И наоборот, ограниченность свободного движения способствует росту напряжения.

Каким бы ни был подход к организации пространства офиса, важно, чтобы была создана оптимальная среда, «которую, по словам М. Черноушека, можно в определенной степени изменять в соответствии с нуждами субъекта». Другими словами, пространство должно не только влиять на человека, но и само поддаваться влиянию. Изменение и стабильность — главные характеристики физической организации офиса.